OTEL VE KONAKLAMA TESİSLERİNDE KİMLİK FOTOKOPİSİ ALINMASI YASAKLANDI: KVKK İLKE KARARI VE HUKUKİ DEĞERLENDİRME
Kişisel Verileri Koruma Kurulu (“Kurul”), turizm ve otelcilik sektöründe yıllardır süregelen ve misafirlerin kişisel verilerinin güvenliğini tehdit eden “kimlik fotokopisi alma” uygulamasına dair çok önemli bir İlke Kararı’na imza atmıştır. 9 Aralık 2025 tarihli Resmi Gazete’de yayımlanan 2025/2120 sayılı bu karar, otel rezervasyonlarında ve giriş işlemlerinde dikkat edilmesi gereken hususları kökten değiştirmektedir.
Bu yazımızda, söz konusu kararın detaylarını, geçmiş Kurul içtihatlarıyla birlikte yorumlayarak hem konaklama hizmeti alan vatandaşlarımız hem de sektör temsilcileri için hukuki bir çerçeve çizeceğiz.
Kimlik İbrazı Zorunlu, Ancak Fotokopi Almak Hukuka Aykırıdır
Otelcilik sektöründe veri sorumluları, genellikle 1774 sayılı Kimlik Bildirme Kanunu’nu gerekçe göstererek misafirlerden kimlik fotokopisi talep etmektedir. Ancak Kurul, yaptığı incelemede bu uygulamanın hukuki sınırları aştığını tespit etmiştir.
Evet, 1774 sayılı Kanun gereği otellerin misafirlerin kimlik bilgilerini (Ad, Soyad, T.C. Kimlik No vb.) kaydetmesi ve kolluk kuvvetlerine bildirmesi yasal bir zorunluluktur. Ancak bu zorunluluk, kimlik belgesinin fiziksel veya dijital bir kopyasının (fotokopisinin) alınmasını kapsamamaktadır. Kurul kararında açıkça belirtildiği üzere; bilgilerin doğruluğunu teyit etmek için kimlik belgesinin görülmesi “eşyanın tabiatı gereği” olsa da, bu belgenin fotokopisinin alınması “ölçülülük ilkesine” aykırıdır.
Özel Nitelikli Kişisel Veri Riski ve “Eski Kimlik” Detayı
Kurul’un bu kararındaki en çarpıcı noktalardan biri, halen kullanımda olan eski nüfus cüzdanlarına ilişkin tespitidir. Eski tip nüfus cüzdanlarında kişilerin “dini” ve “kan grubu” gibi bilgileri yer almaktadır. KVKK’nın 6. maddesi uyarınca bu bilgiler “Özel Nitelikli Kişisel Veri” statüsündedir ve işlenmesi çok daha sıkı şartlara (genellikle açık rızaya) tabidir.
Kurul’un daha önceki 2019/294 sayılı havayolu şirketi kararında da vurguladığı üzere; kimlik doğrulama amacı güdülse dahi, içerisinde din ve kan grubu gibi özel nitelikli verilerin bulunduğu kimlik görüntülerinin talep edilmesi, amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma ilkesine aykırıdır. Otellerin kimlik fotokopisi alması, bu hassas verilerin de gereksiz yere veri sorumlusunun kayıtlarına girmesine neden olmakta ve açık bir hukuka aykırılık teşkil etmektedir.
Veri Minimizasyonu ve Otel İçi Uygulamalar
Bu İlke Kararı, sadece resepsiyon aşamasını değil, otelcilikteki genel veri işleme mantığını da etkilemektedir. Kurul’un yaklaşımı “Veri Minimizasyonu” (Veri Tasarrufu) ilkesine dayanmaktadır.
Nitekim Kurul’un 2023/1327 sayılı kararında, otellerin kat hizmetleri (housekeeping) için hazırladığı listelerde dahi misafirlerin isim-soyisim bilgilerinin açıkça yer alması hukuka aykırı bulunmuştur. Temizlik hizmetinin ifası için oda numarasının bilinmesi yeterli iken, personelin misafir ismini bilmesine gerek yoktur. Aynı şekilde, resepsiyonda kimlik tespiti için bilgilerin sisteme girilmesi yeterli iken, kimliğin fotokopisinin alınması gereksiz ve ölçüsüz bir veri işleme faaliyetidir.
“Sorumsuzluk Kaydı” ve Rıza Dayatmasına Dikkat
Otel girişlerinde imzalatılan “Konaklama Belgesi” (Registration Card) konusunda da vatandaşların dikkatli olması gerekmektedir. Kurul içtihatlarına göre; yasal zorunluluk olan konaklama belgesinin içine, reklam ve pazarlama onayı gibi rızaya dayalı metinlerin gizlenmesi veya bu metinlerin imzalanmasının zorunlu tutulması, “açık rızanın özgür irade unsurunu sakatlamaktadır.”
Misafirler, otele giriş yapabilmek için zorunlu olan formları imzalarken, kişisel verilerinin pazarlama amacıyla kullanılmasına onay vermek zorunda bırakılamaz. Bu tür “paket rıza” uygulamaları KVKK nezdinde geçersizdir.
Sonuç ve Yapılması Gerekenler
Yayımlanan İlke Kararı neticesinde:
- Oteller ve Konaklama Tesisleri: Derhal kimlik fotokopisi alma uygulamasına son vermelidir. Daha da önemlisi, bugüne kadar alınmış ve arşivlenmiş olan tüm kimlik fotokopilerinin KVKK’nın 7. maddesi ve ilgili yönetmelikler uyarınca imha edilmesi Aksi takdirde, KVKK’nın 18. maddesi uyarınca ciddi idari para cezaları ile karşılaşılacaktır.
- Vatandaşlar: Otel girişlerinde kimlik fotokopisi talep edilmesi halinde, bu talebin yasal olmadığını, Kurul’un 2025/2120 sayılı İlke Kararı gereği sadece kimlik ibrazının yeterli olduğunu belirterek fotokopi vermeyi reddetme hakkına sahiptirler.
Kişisel verilerin korunması, sadece bir yasal zorunluluk değil, aynı zamanda bir kişilik hakkıdır. Konaklama hizmeti alırken verilerinizin güvenliğini sorgulamaktan çekinmeyin.
Kurulun 09.12.2025 tarihli ilke kararına https://www.resmigazete.gov.tr/eskiler/2025/12/20251209-11.pdf adresinden ulaşabilirsiniz.